บทที่ 4
บทที่ 4
การศึกษาระบบงาน
1.ขั้นตอนการศึกษาระบบ
การศึกษาระบบมีวัตถุประสงค์เพื่อทำความเข้าใจกับระบบการทำงานทั้งหมด นั้นคือเป็นการเตรียม
ความพร้อมก่อนที่จะทำเข้าใจกับปัญหาในระบบงาน ดังรายการต่อไปนี้
1.1 ทำความเข้าใจองค์ประกอบภาพรวมทั้งระบบ
เพื่อให้การศึกษาครบถ้วน ให้ทำศึกษาระบบตามความหมายของระบบตามที่ได้ศึกษามาเเล้วใน
บทที่1 เเละให้รวมถึงลักษณะของระบบตามสภาพการทำงานจริงของระบบงาน ดังนี้
1.วัตถุประสงค์
2.องค์ประกอบของระบบงาน
3.ความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบในระบบงาน
4.ขอบเขตของระบบงาน
5.สภาพเเวดล้อมของระบบงาน
6.ส่วนต่อประสาน (วิธีการปฏิบัติพันธ์กับสภาพเเวดล้อมของระบบงาน)
7.สิ่งที่นำเข้าไปในระบบงาน
8.ผลลัพธ์ที่ออกมาระบบงาน (หรือผลลัพธ์จากการประมวลผลข้อมูล)
9.ข้อจำกัดของระบบงาน
.2 ทำความเข้าใจกระบวนการทั้งระบบ
ระบบการทำงานในทุกองค์กรโดยเฉพาะระบบธุรกิจที่เป็นระบบแบบเปิด ย่อมมีกระบวนการทำงานกับ
สิ่งที่นำเข้าเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ของระบบเสมอ ทั้งการกระบวนในเเต่ละองค์ประกอบเเละ
กระบวนการระหว่างองค์ประกอบ ดังนั้นมีการศึกษาทำความเข้าใจกระบวนการต่างๆตั้งเเต่ต้นจนจบ
1.3 เตรียมความพร้อมสู่การเสนอแนวทางเเก้ปัญหาที่เหมาะสม
ตามที่ได้กล่าวมาเเล้วว่า หลังจากที่ดำเนินการศึกษาระบบงานเเล้ว ในขั้นตอนต่อไปก็คือ การ
ทำความเข้าใจกับปัญหาจนสามารถเสนอเเนะเเนวทางแก้ปัญหาได้ โยทั่วไปจะมี 3 เเนวทางดังนี้
1.ไม่ต้องการทำอะไร
2.ปรับปรุงระบบการทำงานให้ดีขึ้น
3.พัฒนาระบบขึ้นมาใหม่
นักวิเคราะห์จะต้องตอบให้ได้ว่าแต่ละเเนวทางเลือกนั้นมีผลดีหรือผลเสียอย่างไร
เเละต้องตอบให้ได้ว่าควรเลือกเเนวทางไหน ดังนั้น การศึกษาทำความเข้าใจกับปัญหาต้องมีความครอบ
คลุมอย่างเเท้จริงจึงจะมีข้อมูลสำหรับทางเลือกเเต่ละเเบบอย่างเพียงพอ นั่นหมายความว่า ยิ่งเรา
ทำความเข้าใจกับระบบงานละเอียดเท่าใดก็จะทำให้เกิดช่องทางในการทำความเข้าใจปัญหาที่ละเอียด
ครอบคลุมมากขึ้นเท่านั้น การเสนอโครงเเบบการแก้ปัญหาก็มีเเนวโน้มว่าเป็นการแก้ไขปัญหาที่
ครอบคลุมมากขึ้น
2.เเนวทางรวบรวมข้อมูลเพื่อการศึกษา
เพื่อให้การศึกษาระบบการทำงานได้ครบถ้วนตามลักษณะของระบบ ให้พิจารณาเเนวทางปฏิบัติต่อไปนี้
2.1 กำหนดมุมมองสำหรับการรวบรวมข้อมูล
เมื่อเริ่มต้นศึกษาระบบการทำงานของระบบใด ควรมองจากจุดต่อไปนี้
2.1.1 อะไร(What)
เป็นการตั้งค่าคำถามว่า การทำงานมีวัตถุประสงค์อะไร มีขั้นตอนอะไรบ้าง เเละเป็นการทำงานที่นำไปสู่
วัตถุประสงค์ของระบบหรือไม่
2.1.2 อย่าไร(HOW)
เป็นการตั้งคำถามว่า เเต่ละชั้นตอนการทำงานนั้นมีวิธีการทำอย่างไร ต้องใช้ทัพยากรอะไรมาช่วยในการ
ทำงาน ทรัพยากรมีส่วนช่วยการทำงานอย่างไร
2.1.3 เมื่อไร(When)
เป็นการตั้งคำถามว่า ขั้นตอนการทำงานเริ่มต้อนเมือ่ไร สิ้นสุดเมื่อไร มีเงื่อนไขอะไรในการเริ่มต้นทำงาน
เป็นการทำงานที่ต่อเนื่องสมำ่เสมอหรือทำบางครั้ง มีกำหนดเวลาที่เเน่นอนหรือไม่
2.1.4 ใคร(Who)
เป็นการตั้งคำถามว่า ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการทำงาน เริ่มต้นรับงานจากใครขั้นตอนก่อนหน้านี้ เมื่อ
เสร็จเเล้วใครคือผู้รับผิดชอบงานไปทำงานในขั้นตอนต่อไป กรณีเกิดปัญหาขณะทำงานมีใครเป็นผู้ร่วม
รับผิดชอบ หรือมีอำนาจตัดสิ้นใจในเรื่องที่เกี่ยวข้อง
2.2 ข้อมูลที่ต้องรวบรวม
เมื่อจะรวบรวมข้อมูลเพื่อศึกษาระบบการทำงาน ให้เเบ่งกลุ่มข้อมูลเป็นด้านต่างๆ ที่ทำให้เราทราบสิ่ง
ที่สะท้อนถึงลักษณะหรือส่วนประกอบของระบบการทำงานในองค์ เเละมีส่วนช่วยในการทำความเข้าใจ
ความต้องการพัฒนาระบบได้ ข้อมูลที่จะรวมรวมมีด้านต่างๆ ดังต่อไปนี้
2.2.1 ข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร
ข้อมูลภาพรวบรวมขององค์กรที่เราควรศึกษาได้เเก่
1.ปรัชญา(Philosophy) หรือ ปณิธาน (Ambition) ประจำองค์กร
2.วิสัยทัศน์ขององค์กร (Vision) เเละพันธกิจขององค์กร (Mission)
3.เป้าหมาย / วัตถุประสงค์การดำเนินงาน
4.แผนงานทางกลยุทธที่พาไปสู่เป้าหมาย
5.การจัดโครงสร้างการบริหารงานองค์กร
6.ข้อมูลที่รับมาจากภายนอกองค์กร เเละผลลัพธ์การประมวลผลข้อมูลที่ได้ที่ได้ เช่น ข้อมูลการ
ขายสิ้นค้า รายงานงบดุลประจำปี ข้อเมูลงบดุลประจำปี ข้อมูลการยื่นเเบภาษีอากร
2.2.2 ข้อมูลเกี่ยวกับระบบงานสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศจะสะท้อนถึงความต้องการระบบการทำงานในองค์ได้อย่างครอบคลุมเพราะระบบ
การทำต้องสอดคล้องกับเเผนการทำงานขององค์ทั้งในระยะสั้นเเละระยะยาว หรือเเม้เเต่ข้อจำกัดของ
ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีก็อาจจะสะท้อนถึงข้อจำกัดในการดำเนินงานภานยในองค์กรได้ด้วย
2.2.3. ข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร
บุคลากรเป็นส่วนประกอบหนึ่งของระบบงาน ดังนั้น ข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากรโยเฉพาะข้อมูลด้าน
การปฏิบัติงานของบุคลากรจะสามารถสะท้อนผลกระทบของการทำงานที่มีต่อระบบงานได้โยตรงข้อมูล
ด้านบุคลากรที่ควรศึกษาได้เเก่
1.โครงสร้างการบังคับบัญชา
2.บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่รับผิดชอบงานด้านพัฒนาระบบ
3.วัฒนธรรมองค์กร
4.ทัศนคติของบุคคลในองค์กรที่มีต่อการพัฒนาระบบ
5.สถิติเกี่ยวข้องการปฏิบัติงาน เช่น สถิติการเข้า-ออกงาน สถิติการลางาน สถิติเข้าทำงาน
ลาออกงานของพนักงาน เป็นต้น
2.2.4 ข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน
โดยทั่วไปองค์กรจัดโครงสร้างการบริหารงานเป็นฝ่าย เช่น ระบบธุรกิจตามที่ได้กล่าวไว้ในบทที่1
การทำความเข้าใจเกี่ยวกับการทำงานจะทำให้เราเข้าใจเกี่ยวกับการทำงานจะทำให้เราเข้าใจกระบวน
การทำงานในองค์ประกอบย่อยหรือระบบย่อยขององค์ เช่น ขอบเขตงานของเเต่ฝ่าย โครงสร้างการ
ทำงานในฝ่าย กระบวนการทำงานในแต่ละฝ่าย ขั้นตอนเเละวิธีการประสานการทำงานระหว่างฝ่าย
(หรือส่วนตัวต่อประสานระหว่างระบบย่อย)ข้อมูลที่เกี่ยวกับงานได้เเก่
1.ข้อมูลที่อินพุตเเละผลลัพธ์ที่ได้จากการทำงานในเเต่ละส่วนงาน
2.ขั้นตอนการทำงานในเเต่ละส่วนงาน
3.ระยะเวลาการทำงานตั้งเเต่ต้นจนจบ
4.มาตรฐานการปฏิบัติงาน
5.ตำแหน่งงาน(Job Title) คุณสมบัติที่เหมาะสมกับการทำงาน (Quailfication) เเละหน้าที่ความรับ
ผิดชอบ (Job Description) รวมไปถึงทักษะพิเศษหรือจุดด้อยส่วนบุคคลที่มีผลต่อการทำงาน
6.เครื่องมือหรือเทคดนโลยีที่ใช้ในการทำงาน
7.การมีส่วนเสียที่มาจากการปฏิบัติงาน
2.2.5 ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพเเวดล้อม
ระบบการทำงานส่วนใหญ่เป็นระบบเปิดที่มีปฏิบัติการสัมพันธ์ต่อสภาพเเวดล้อม ตั้งเเต่สภาพเเวด
ล้อมภาพรวมขององค์กรจนถึงระดับย่อยสุดคือสภาพเเวดล้อมตัวผู้ปฏิบัติงาน สภาพเเวดล้อมจึงมักจะ
เป็นตัวกำหนดเงื่อไขการทำงานในระบบการทำงาน ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับสภาพเเวดล้อมที่ต้องการ
ศึกษาได้เเก่
1.หน่วยงานภายในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์กร คู่เเข่งทางธรุกิจ ผู้ให้การสนับ
สนุน กำหนดนโบายที่มีส่วนควบคุมการดำเนินงานภายในองค์กร
2.บุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับดำเนินานภายในองค์กร เช่น ที่ปรึกษาการดำเนินงาน ลูกค้า
3.วิธีการรับข้อมูลหรือส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานภายนอก หรือบุคคลภายนอก
4.สภาพเเวดล้อมทางกายภาพในสถานที่ทำงาน บรรยากาศที่ทำงาน ที่มีต่อการปฏิบัติงานของ
บุคคลากรหรือของบุุคคลอื่นที่มาติดต่อภายในองค์
3.เเหล่งรวมรวบข้อมูลเพื่อการศึกษาระบบงาน
เเหล่งสำหรับรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมามาใชช่ในการศึกษาระบบงานเเบ่งเป็น 2 กลุ่มใหญ่ ดังนี้
3.1แหล่งข้อมูลจากภายในองค์กร
3.1.1 การหาข้อมูลจากเอกสารภายใน
การรวบรวมข้อมูลจากเอกสารเป้นวิธีการทำให้เราทราบทำงานในระดับเบื่องต้นได้ง่ายเเละควร
เลือกใช้เป็นอับดับเเรก ข้อมูลจากเอกสารเป็นข้อมูลจากเอกสารที่ใช้อ้างอิงอย่างเป็นการ สามารถ
สะท้อนลักษณะของระบบงานที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้อย่างดี เเละยังช่วยให้เราทราบ
ถึงเเนวทางในการทำงานต่อไปได้ง่าย ดังนั้น เราต้องรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับระบบงานให้มากที่
สุดท้ั้งจากเอกสารที่อยู่ในรูปสิ่งพิมพ์เเละเอกสารที่อยู่ในรูปสื่อข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ เช่น เว็บไชต์
องค์ระบบฐานข้อมูล ดังนี้
เอกสารที่ควรนำทำความเข้าใจ ได้เเก่
1)เอกสารประกาศด้านการบริหารงาน
เอกสารประเภทนี้จะทำให้เราทำงานในองค์กรในเบื้องต้น เป็นการเข้าใจภาพรวมกว้างๆ
2)เอกสารเเสดงลักษณะขั้นตอนการทำงานในองค์กร
เอกสารประเภทนี้จะทำให้นักวิเคราะระบบเข้าใจกระบวนการทำงานในองค์กรได้อย่างรวดเร็ว
3)เอกสารที่เกี่่ยกับการปฏิบัติงาน
- ฟอร์มเอกสาร
ฟอร์มเอกสารที่เป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนงาน เช่น เอกสารคำร้องต่างๆ จะทำให้เราเข้าใจสักษณะ
การนำข้อมูลในระดับเบื้องต้นได้
- รายงาย
รายงานการสรุปการทำงายต่างๆเป็นผลลัพธ์ทางสารสนเทศจากการทำงานจริง จะช่วยให้เราทราบ
กระเเสข้อมูลได้โดยการนำรายงานไปเปรียบเทียบกับฟอร์มเอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น
- เอกสารระบบงานสารสนเทศ
เอกสารประเภทนี้ทำให้เราเห็นกระบวนการระบบได้ดี เพราะการพัฒนาระบบงานสารสนเทศจะสอดคล้อง
กับความต้องการที่ได้รับการตรวจสอบจากผู้ใช้งานระบบเป็นส่วนใหญ่อยู่เเล้วได้เเก่ แผนงานสารสนเทศ
โครงสร้างระบบฐานข้อมูล
3.1.2 การหาข้อมูลจากการสัมภาษณ์
เนื่องจากเอกสารแต่เอกสารก็มีลักษณะก็มีลักษณะเเบบตายตัว เนื้อหาในเอกสารบางส่วนอาจจะ
คงเดิมในขณะที่การทำงานบางอย่างอาจจะมีการปรับตามสถานการณ์เเละข้อมูลเหล่านี้อาจจะไม่
สามารถพบได้ในเอกสารบางอย่างต้องมีคำเเนะนำพิเศษในการทำงานความเข้าใจ การสัมภาษณ์ผู้ที่
เกี่ยวข้องจึงทำให้เราได้ข้อมูลบางด้านเพิ่ใเติม ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1.ผู้ที่ควรสัมภาษณ์
ควรสัมภาษณ์บุคคลทั้ง 3 กลุ่มดังนี้
1.ผู้บริหารระดับต่างๆ
2.ผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่หลักหรือปฏิบัติงานประจำ
3.บุคคลที่มีส่วนได้ส่วนเสีบจากระบบการทำงาน
2.ข้อมูลจากการสัมภาษณ์
การสัมภาษณ์ทำให้ได้ข้อมูลเพิ่มเติมในเรื่องต่างๆต่อไปนี้
1.ลักษณะงานที่ทำ
2.ข้อมูลที่ต้องการใช้ในการทำงาน
3.ความคาดหวังที่มีต่อระบบงาน
4.ความคิดเห็นที่เป็นประโยช์นต่อระบบการทำงาน
3.2 แหล่งข้อมูลจากภายนอกองค์กร
แหล่งข้อมูลภายนอกองค์กรอาจเป็นแหล่งที่ทำให้พบเเนวทางทำความเข้าใจกับระบบได้ ระบบการ
ทำงานส่วนใหญ่เป็นระบบเปิดที่มีปฏิสัมพันธ์กับสภาพเเวดล้อม เเละตัวระบบงานองค์กรที่เรากำลังศึกษา
ก็อาจเป็นเหมือนสภาพเเวดล้อมของระบบงานในองค์กรอื่นที่มีการติดต่อประสานทางข้อมูลกันแหล่ง
ข้อมูลจากภายนอกที่ใช้ในการศึกษระบบได้ดังต่อไปนี้
3.2.1 บุคคลภายนอกที่ติดต่องานองค์กรที่เรากำลังศึกษาการทำงานอยู่
เช่น ลูกค้าในระบบธุรกิจหน่วยงานอื่นที่ต้องประสานความร่วมมือกัน สามารถมีส่วนช่วยในการ
ทำความเข้าใจระบบการทำงานได้ เช่น ความคิดเห็นที่มาจากลูกค้าในองค์ธุรกิจ เเต่การดำเนินการจริง
ควรมีการทำความตกลงกันให้เรียบร้อย เช่น ขอบเขต การให้ข้อมูล วิธีการให้ข้อมูล เพราะทุกองค์กรต่าง
มีนโยบายในการรักษาข้อมูลในไว้เป็นความลับ เเละยังรักษาข้อมูลของบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้องเป็น
ความลับ เเละการศึกษาต้องอยู่ในขอบเขตของระบบการทำงานเท่านั้น บุคคลภายนอกที่สามารถให้
ข้อมูลได้ ดังนี้
1. หน่วยงานที่ตรวจสอบการทำขององค์กร เช่น การตรวจสอบทางบัญชี การตรวจสอบ มาตรฐาน
คุณภาพต่างๆ
2. บุคคลที่ติดต่อกับองค์กรโดยตรง เช่น ที่ปรึกษาด้านต่างๆ ในองค์ ลูกค้า เป็นต้น
3.2.2 การค้นคว้าข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้อง
โดยส่วนใหญ่การค้นคว้าข้อมูลจะใช้สำหรับการหาข้อมูลเพิ่มเติม เเหล่งค้นคว้าข้อมูลได้เเก่
1. เเหล่งข้อมูลอาจจะมาจากคนรู้จักที่อยู่ในสายอาชีพเดียวกัน
2. บทวิเคราะห์หรือระบบงานในองค์กรอื่นที่มีลักษณะการทำงานคล้ายๆ กัน หรือเคยมีปัญหา
เดียวกันกับระบบปัจจุบันศึกษาทำความเข้าใจอยู่ เช่น ข้อดี - ข้อเสีย ข้อจำกัดต่างๆ
3. กรณีศึกษาต่างๆที่มีการรวบรวมไว้ในห้องสุมด นิตยสารทางด้านไอที
4. ผู้ผลิตเเละจำหน่ายสินค้าด้านไอที
5. ข้อมูลจากเว็บไซต์ในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น